Um grande problema das empresas é o armazenamento dos documentos de funcionários, devido a espaço, segurança e organização. Quantas equipes de RH tem salas de arquivo físico somente para armazenamento de documentos dos funcionários? Quantos funcionários poderiam ser alocados neste espaço para produzirem e gerarem lucratividade para as empresas? Quantas vezes o RH precisou de um documento do funcionário para uma audiência trabalhista e teve que ficar procurando naquele monte de arquivo e papeis guardados? Quanto tempo já perdeu procurando um documento físico?
Pensando nisso, o Let´s Work desenvolveu a assinatura digital do espelho de ponto dos funcionários via reconhecimento facial através do aplicativo Meu Let´s Work, um aplicativo específico para controle dos funcionários com login e senha pessoal e intransferível, onde o funcionário cadastra uma assinatura manuscrita, faz diversas solicitações e assina os espelhos através do reconhecimento facial. Ao dar o aceite em todos os dados, será imputado no espelho a foto do reconhecimento facial no momento do ok, assinatura manuscrita, data, hora e geolocalização. O espelho assinado fica armazenado nos servidores da Let´s Work e sempre que o gestor precisar poderá ir ao painel administrativo, selecionar o período que deseja e imprimir ou fazer o download para colocar em pen drive e adicionar a defesas de ações trabalhistas.
E com isso, as empresas não precisam mais guardar esse documento de forma física, tudo fica armazenado em servidores na nuvem e sempre que precisarem estará disponível para acesso.
Mas assinatura eletrônica e digital é válido?
De acordo com a lei 13.874/2019, TODOS os documentos poderão ser armazenados digitalmente.
LEI Nº 13.874, DE 20 DE SETEMBRO DE 2019
Capítulo II
X – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.
DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto no inciso X do caput do art. 3º e no art. 18 da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012,
DECRETA:
Objeto
Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Âmbito de aplicação
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:
a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou
b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I – documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
II – documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
III – documentos em microfilme;
IV – documentos audiovisuais;
V – documentos de identificação; e
VI – documentos de porte obrigatório.
Definições
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I – documento digitalizado – representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;
II – metadados – dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
III – documento público – documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e
IV – integridade – estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.
Regras gerais de digitalização
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Requisito na digitalização entre particulares
Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Descarte dos documentos físicos
Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Manutenção dos documentos digitalizados
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Preservação dos documentos digitalizados
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Preservação de documento digitalizados e entes públicos
Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.
Vigência
Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 18 de março de 2020; 199º da Independência e 132º da República.
JAIR MESSIAS BOLSONARO
Sérgio Moro
Paulo Guedes
Desta forma, TODAS as empresas podem utilizar essa funcionalidade de assinatura digital via reconhecimento facial. Basta o gestor fechar o ponto dos funcionários e eles já recebem no aplicativo “Meu Let´s Work” o ponto para ser assinado e assim não será mais necessário a impressão de todos os espelhos previamente e sem necessidade.
