O que é a Portaria 671 do controle de ponto eletrônico e como ela é afetada pela nova Portaria 1486:
A Portaria 671 de novembro de 2021 é a nova lei de ponto vigente para controle de jornadas de trabalho e é complementada pela Portaria 1486 de junho de 2022 – Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
A Portaria 671 atualizou e modernizou as condições de trabalho referentes a Controle de Ponto Eletrônico, Carteira de Trabalho, Registro de Colaboradores e outras previsões legais.
A portaria consolidou todas as formas de registro de ponto eletrônico e as transformou em “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto), com variações específicas
Além disso, a Portaria 671 traz como regra que todo sistema seja capaz de emitir comprovante de registro de ponto, em formato impresso ou eletrônico, bem como esclarece como esse comprovante de registro deve ser feito.
A Portaria 1486 altera a Portaria 671 sobre anotação na Carteira de Trabalho (CTPS), o modelo de contrato de trabalho e forma de preenchimento, e sobre o registro eletrônico de ponto, bem como a forma de disponibilização de arquivos.
Foram definidos três tipos de registro de ponto eletrônico que podem ser utilizados: REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional).
Quais foram as mudanças do Controle de Ponto Eletrônico com a nova portaria 1486?
- Arts. 178-A e 178-B: são incluídos e se referem à disponibilização e utilização de dados pessoais. A nova Portaria contém 02 anexos sobre registro de ponto eletrônico:
- ANEXO I – Novo Anexo VIII da Portaria 671 (Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Convencional – REP-C);
- ANEXO II – Novo Anexo IX da Portaria 671 (Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Via Programa – REP-P).
O que é o arquivo AFD:
Arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados), é um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos colaboradores de uma empresa. Esse documento é fundamental para manter a empresa protegida perante a auditoria fiscal.
Dentro do arquivo AFD no ponto eletrônico, é possível encontrar algumas informações essenciais, como: NSR – Número Sequencial de Registro; Dia, mês e ano da marcação do ponto; Hora e minuto do ponto registrado; Número do PIS do colaborador; Tipo de registro de ponto; CNPJ ou CPF do empregador.
Esse documento é de utilização exclusiva do auditor fiscal do trabalho para avaliar as rotinas de jornada de trabalho nas empresas. Vale lembrar que não é possível alterar as informações deste documento, pois ele conta com os dados brutos relacionados à jornada do colaborador. Ou seja, o arquivo AFD no ponto eletrônico veio para garantir a transparência entre a empresa e o Ministério do Trabalho.
O que é arquivo AEJ:
Uma outra novidade da portaria é o Arquivo Eletrônico de Jornada – AEJ, que seria como um substituto do antigo ACJEF da portaria 1510. Ele deve seguir algumas configurações semelhantes ao AFD, como:
É no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1.
Aparece com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.
Assinatura eletrônica de ponto, como funciona na portaria 671:
“Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização;
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.
Ou seja, a portaria apresenta como norma geral que todo controle de ponto deve emitir um comprovante de marcação, independente de ser digital ou impresso.
Como deverão ser armazenadas as assinaturas eletrônicas geradas nos sistemas de tratamento de registro de ponto de acordo com as mudanças na Portaria 671:
De acordo com a legislação trabalhista, os sistemas de registro de ponto devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizado pelo colaborador.
O comprovante de registro de ponto pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico. Mas, caso esse comprovante seja eletrônico, o arquivo deve ter o formato PDF e ser assinado eletronicamente, conforme os Art. 87 e Art. 88.
A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro de ponto. Elas devem seguir as disposições dos Requisitos de Avaliação da Conformidade publicados pelo INMETRO e devem utilizar certificados digitais válidos e emitidos pela autoridade certificadora ICP-Brasil.
Portanto, segundo a nova Portaria 1486, as assinaturas geradas para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador devem ser emitidas no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
Já as assinaturas eletrônicas geradas para o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached).
Atualizações com a portaria 1.486:
A Portaria 671 é um documento bastante extenso que envolve diversas matérias trabalhistas, sendo uma das principais o controle de ponto.
A mais recente alteração desta portaria aconteceu em 03 de junho de 2022, com a publicação da Portaria 1486.
Em relação ao controle de ponto, é importante frisar algumas das alterações, trazidas pelo novo texto. Essas alterações dizem respeito a uma nova organização dos anexos, padrões para assinaturas eletrônicas e novo prazo para adequação. Entenda melhor a seguir.
Novo padrão de assinaturas eletrônicas:
De acordo com o novo texto, o formato das assinaturas eletrônicas devem seguir um determinado padrão para o comprovante de registro de ponto, e para os arquivos AFD e AEJ.
“Art. 88. …………………………………………………………………
§ 1º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo eletrônico devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
§ 2º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto para o Arquivo Fonte de Dados e o Arquivo Eletrônico de Jornada devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached).”
Esses dois parágrafos complementam as regras sobre o comprovante de registro de ponto, uma vez que o artigo 80 da portaria 671 prevê que o documento deve ser assinado conforme instruções dos artigos 87 e 88.
Então, além dos certificados digitais emitidos pelo ICP-Brasil, agora os comprovantes deverão seguir o padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
Qual a relação entre a portaria 671/21 e a LGPD?
A nova portaria deixa claro que os sistemas fabricantes de ponto devem estar totalmente de acordo com a LGPD. Essa informação consta no artigo 101:
“Art. 101. O empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.”
Por lidar com dados sensíveis, essa já era uma preocupação de sistemas de ponto, porém agora se torna uma regra de fato.
O que melhora para as empresas em relação ao ponto?
As novas regras propostas pela portaria 671, promovem mais segurança jurídica para as empresas, uma vez que essas normas trouxeram mais detalhes de como os sistemas devem operar e exigência de certificações específicas.
Algumas das exigências agregadas com a portaria 671, é uma garantia criptográfica da confiabilidade dos pontos, o que garante a total segurança do ponto do colaborador.
Além disso, com as regras consolidadas em apenas 1 portaria, o entendimento se torna mais fácil, a empresa não precisa consultar instrumentos diferentes para entender as regras a respeito de ponto.
A regulamentação através do Decreto nº 10.854/2021 e da Portaria nº 671/2021 espelha o anseio dos atores das relações de trabalho por modernização, praticidade e celeridade, sem perda da segurança jurídica nos controles de jornada. O novo REP-P possibilitará aos empregadores disponibilizar registradores de ponto com a utilização das novas tecnologias, como a marcação de ponto mobile. O REP-C, modelo criado em 2009 pela Portaria nº 1.510/2009, continuará existindo e atendendo às necessidades dos vários setores da economia. A negociação coletiva continua a ser contemplada e celebrada, ao permitir a autocomposição na formulação dos sistemas REP-A, por meio de instrumentos coletivos de trabalho. Além dos objetivos supracitados, a portaria possui o intuito de centralizar o tema em um único normativo.
Todos os REPs devem seguir os princípios e normas estabelecidos nos art. 31 e 32 do Decreto nº 10.854/2021.
Em 10/02/2022, conforme art. 401, inciso I.
I - SREP convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional - REP-C e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
II - SREP alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo - REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III - SREP via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa - REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
Sim, a Portaria nº 671/2021 não prevê mais a obrigatoriedade para o empregador efetuar o cadastro de Registrador Eletrônico de Ponto convencional (REP-C) no sistema CAREP (exigência antes contida no artigo 20 da Portaria nº 1.510/2009). Portanto, o sistema sofrerá processo de descontinuação.
Sim, os fabricantes permanecem com a obrigação de realizar o registro dos modelos de REP convencionais (REP-C) junto ao Ministério (art. 92 da Portaria nº 671/2021).
OBS: O registro supracitado feito pelo fabricante se refere tão somente ao processo de homologação e publicação de modelo de equipamento REP-C no Diário Oficial da União (DOU) e não ao cadastro do modelo que era feito no sistema CAREP após publicação no DOU. Os procedimentos que envolvem o Sistema CAREP não existirão mais.
Sim, os empregadores permanecem com a obrigação de possuir Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelos fabricantes de REP-C (art. 89, § 4º da Portaria nº 671/2021). O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelo fabricante deve ser emitido na forma de documento eletrônico, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, e possuir assinatura eletrônica qualificada, nos termos do inciso III do art. 4º da Lei nº 14.063, de 2020, pertencente exclusivamente à pessoa física, além deve conter o nome do algoritmo de hash, a chave pública e o nome do algoritmo de criptografia assimétrica utilizados na assinatura eletrônica definida no art. 87 da Portaria nº 671/2021.
Os modelos de equipamentos homologados e certificados podem ser consultados por meio do endereço eletrônico https://www.gov.br/trabalho-e-previdencia/pt-br/composicao/orgaos-especificos/secretaria-de-trabalho/inspecao/fiscalizacao-do-trabalho/rep.
Sim, salvo registro de jornada do trabalhador temporário regido pela Lei 6.019/1974 no REP-C do tomador de serviços, bem como empresas de um mesmo grupo econômico, nos termos do § 2º do art. 2º do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP-C dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico (art. 76, § 3º, da Portaria nº 671/2021). Nas exceções acima, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora.
Sim, conforme art. 96 da Portaria nº 671/2021.
Não, os REPs-C podem continuar a gerar o AFD em conformidade com o leiaute especificado à época de sua certificação conforme art. 96, § 1º, da Portaria nº 671/2021.
Conforme art. 91 da Portaria nº 671/2021, o REP-P precisa apenas de certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI.
Não, a Portaria nº 671/2021 não traz nenhuma obrigação em relação à homologação junto ao Ministério. A condição de validade para o REP-A é ser autorizado por convenção ou acordo coletivo, bem como a sua utilização é permitida apenas durante o seu período de vigência do instrumento coletivo de trabalho (art. 77).
A principal diferença é que o REP-A deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo. Essa autorização não é necessária para o REP-P, que possui requisitos técnicos definidos na Portaria nº 671 (Anexo IX) e necessita de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI.
Sim, novos REP-C deve seguir os Requisitos de Avaliação da Conformidade, nos termos da Portaria INMETRO 4/2022 (https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/portaria-n-4-de-4-de-janeiro-de-2022-372818695).
Para permitir a evolução do REP-A ou REP-P, pode ser colocada a versão inicial que o cliente começou a utilização desse REP. Por exemplo: caso o cliente tenha aderido à versão 1.2, pode ser utilizado ">= 1.2". Outra possibilidade é informar como versão a data a partir da qual o REP-A ou o REP-P passou a estar em conformidade com a Portaria nº 671/2021. Por exemplo, "a partir de 28/03/2022".
Com a entrada em vigor da Portaria nº 671/2021, esses arquivos foram substituídos pelo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada). Os Programas de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) têm até 10/11/2022 para serem adaptados ao novo leiaute. Portanto, até 09/11/2022 o PTRP ainda pode gerar os arquivos AFDT e ACJEF.
O AEJ é um arquivo que contém informações relativas ao pós-processamento dos dados gerados pelo REP-C, REP-A ou REP-P e deve ser gerado pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP), conforme leiaute definido no Anexo VI da Portaria nº 671/2021.
A Portaria nº 671/2021 não exigiu uma nomenclatura específica para o AEJ.
O campo "durJornada" do registro tipo 4 do AEJ deve ser preenchido com a jornada diária do empregado em minutos.
Não, esses campos são de preenchimento obrigatório e devem ser informados, conforme modelo previsto no Anexo VII da Portaria nº 671/2021.
O REP-A pode ser um programa (software), um dispositivo eletrônico ou a combinação de ambos. Assim, por exemplo, as marcações podem ser feitas em dispositivos eletrônicos e a geração do Arquivo Fonte de Dados - AFD em software separado do dispositivo. Vale ressaltar que, apesar de liberdade na arquitetura do sistema, o REP-A deve seguir o que foi determinado em acordo ou convenção coletiva e na Portaria nº 671/2021 no que couber.
O controle de jornada por exceção não é um tipo de REP. É uma forma de consignação das marcações em qualquer tipo de controle de jornada admitido pelo caput do art. 74 da CLT, que pode ser manual, mecânico ou eletrônico. O REP-A é um tipo de registrador eletrônico de ponto e possui como condicionante de validade estar autorizado expressamente em instrumento coletivo de trabalho (acordo coletivo ou convenção coletiva de trabalho). A consignação por exceção pode ser admitida via instrumento coletivo de trabalho (acordo coletivo ou convenção coletivo) ou acordo individual de trabalho. Portanto, um acordo coletivo de trabalho pode autorizar a utilização de ponto por exceção e autorizar também a utilização de um REP-A. O acordo individual de trabalho pode autorizar apenas a consignação por exceção, não possuindo previsão legal para autorizar a utilização de REP-A.
Sim, conforme o § 4º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT, não somente os tipos de registrador eletrônico (REP-C, REP-A e REP-P), mas também o registro manual ou mecânico de ponto, podem trabalhar com a consignação por exceção, desde que autorizado por instrumento coletivo de trabalho ou acordo individual.
Sim, os acordos coletivos ou convenções coletivas firmados anteriormente com base na Portaria nº 373/2011 terão validade para efeitos da utilização de ponto alternativos até a data final de sua vigência. Importante ressaltar que o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 - CLT não permite a ultratividade de instrumentos coletivos após a data do término de sua vigência.
O REP-A deve seguir as especificações determinadas no instrumento autorizador (acordo coletivo ou convenção coletiva). Portanto, depende do que ficou acordado no instrumento coletivo de trabalho.
Para o arquivo AFD, as assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A e REP-P devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached). Preencher o registro (última linha do arquivo) referente à assinatura digital com o texto literal “ASSINATURA_DIGITAL_EM_ARQUIVO_P7S” e espaços à direita para complementar os 100 caracteres. Ademais, o arquivo p7s deve ser nomeado com nome do arquivo AFD incluindo a extensão “.p7s”. Por exemplo, o arquivo AFD “00000000000000REP_A.txt” deve ter arquivo de assinatura p7s nomeado como “00000000000000REP_A.txt.p7s”.
Para o arquivo AEJ, as assinaturas eletrônicas geradas pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached). Preencher o registro (última linha do arquivo) referente à assinatura digital com o texto literal “ASSINATURA_DIGITAL_EM_ARQUIVO_P7S” e espaços à direita para complementar os 100 caracteres. Ademais, o arquivo p7s deve ser nomeado com nome do arquivo AEJ incluindo a extensão “.p7s”. Por exemplo, o arquivo AEJ “0001AEJ.txt” deve ter arquivo de assinatura p7s nomeado como “0001AEJ.txt.p7s”.
Para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo PDF, as assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
Não é obrigatório o armazenamento do arquivo AFD pelos desenvolvedores de Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
As assinaturas eletrônicas podem ser verificadas sempre que surgirem dúvidas em relação à autenticidade e integridade dos arquivos gerados; por exemplo, para fins de utilização em fiscalização ou processos judiciais.
O arquivo AFD gerado pelo REP-P ou REP-A deve ser assinado pelo fabricante/desenvolvedor do REP, utilizando seu certificado digital válido e emitido no âmbito da ICP-Brasil.
O arquivo AEJ deve ser assinado pelo desenvolvedor do Programa de Tratamento de Registro de Ponto, utilizando seu certificado digital válido e emitido no âmbito da ICP-Brasil.
Para o arquivo AFD gerado pelo REP-A ou pelo REP-P, deve ser utilizado o padrão CRC-16 CCITT-TRUE (CRC-16/KERMIT). Por exemplo, os 9 caracteres "123456789" geram o CRC-16 de valor 0x2189 em hexadecimal com esse algoritmo. Os 4 caracteres hexadecimais do CRC-16 devem ser gravados no campo de CRC do arquivo AFD nesta ordem ("2189" no exemplo, que é a representação hexadecimal sem o "0x").
Não, o PTRP não precisa ser homologado.
É possível, mas não é necessário. Considerando o prazo dado pelo art. 97 da Portaria nº 671/2021, os desenvolvedores de PTRP têm o prazo de 1 ano, a partir da data de publicação da Seção IV da Portaria nº 671/2021, para a geração do AEJ e do relatório Espelho de Ponto Eletrônico. A emissão de Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade será exigida quando o PTRP estiver totalmente conforme a Portaria nº 671/2021, observado o prazo acima mencionado. O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido para atender a Portaria nº 1.510/2009 continuará válido até o fornecimento do novo atestado.
Não, o PTRP deve gerar somente o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ). Somente o REP pode gerar o AFD para efeitos fiscais e legais.
O AFD gerado pelo REP-C não pode ser fracionado, pois deve conter todos os dados armazenados na Memória de Registro de Ponto (MRP). Já o AFD gerado pelo REP-A ou pelo REP-P pode ser fracionado.
A emissão do comprovante no momento do registro de ponto não é obrigatória caso seja disponibilizado ao trabalhador, por meio de sistema eletrônico, acesso a esse comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização. Além disso, o empregador deve possibilitar a extração dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas nas últimas 48 horas, no mínimo.
Com relação ao REP-P, de acordo com o Anexo IX da Portaria nº 671/2021, cada estabelecimento (CNPJ com 14 posições ou CPF com 11 posições) terá sua própria sequência de NSR, consistindo em numeração sequencial em incrementos unitários, iniciando-se em 1 na primeira operação do REP em relação ao estabelecimento. O mesmo procedimento pode ser adotado para a sequência do NSR do REP-A.
O AFD para o REP-A deve ser nomeado pela junção da palavra "AFD" com o CNPJ/CPF do empregador e "REP_A". Quando houver mais de um REP-A na empresa, o nome do AFD pode ser complementado, por exemplo, por um número sequencial ou pela data e hora da geração do arquivo.
Conforme o Anexo VII da Portaria nº 671/2021, deve ser informado o CNPJ/CPF da empresa destinatária. Dessa forma, o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade pode ser gerado para o CNPJ matriz, o qual valerá para todos os estabelecimentos. No caso de grupo econômico, é necessário gerar um atestado para cada CNPJ matriz.
Os comprovantes de Registro de Ponto do Trabalhador emitidos pelo REP-P devem ser assinados com o certificado digital da empresa desenvolvedora, mesmo que essa empresa também seja usuária do próprio REP.
De acordo com o art. 89, § 2º, da Portaria nº 671/2021, a assinatura eletrônica do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve pertencer exclusivamente à pessoa física. Esse atestado deve ser assinado tanto pelo responsável legal da empresa fabricante ou desenvolvedora quanto pelo responsável técnico pelo equipamento ou programa.
A informação do CNO e do CAEPF são opcionais.
Não. Essas pausas não constituem intervalo de repouso/alimentação, mas sim pausas inseridas na jornada de trabalho para garantir a saúde do trabalhador. O empregador deverá utilizar outra forma de controle das pausas para demonstrar o cumprimento da NR 17.
Como o campo é do tipo numérico, devem ser informados apenas os caracteres numéricos do registro. Por exemplo, o número de registro no INPI "BR 51 2022 XXXXXX-Y" deve ser informado "512022XXXXXXY". No caso do AFD, as demais posições não utilizadas à direita devem ser preenchidas com espaço.
