O que é a Portaria 671 do controle de ponto eletrônico e como ela é afetada pela nova Portaria 1486:
A Portaria 671 de novembro de 2021 é a nova lei de ponto vigente para controle de jornadas de trabalho e é complementada pela Portaria 1486 de junho de 2022 – Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
A Portaria 671 atualizou e modernizou as condições de trabalho referentes a Controle de Ponto Eletrônico, Carteira de Trabalho, Registro de Colaboradores e outras previsões legais.
A portaria consolidou todas as formas de registro de ponto eletrônico e as transformou em “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto), com variações específicas
Além disso, a Portaria 671 traz como regra que todo sistema seja capaz de emitir comprovante de registro de ponto, em formato impresso ou eletrônico, bem como esclarece como esse comprovante de registro deve ser feito.
A Portaria 1486 altera a Portaria 671 sobre anotação na Carteira de Trabalho (CTPS), o modelo de contrato de trabalho e forma de preenchimento, e sobre o registro eletrônico de ponto, bem como a forma de disponibilização de arquivos.
Foram definidos três tipos de registro de ponto eletrônico que podem ser utilizados: REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional).
Quais foram as mudanças do Controle de Ponto Eletrônico com a nova portaria 1486?
- Arts. 178-A e 178-B: são incluídos e se referem à disponibilização e utilização de dados pessoais. A nova Portaria contém 02 anexos sobre registro de ponto eletrônico:
- ANEXO I – Novo Anexo VIII da Portaria 671 (Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Convencional – REP-C);
- ANEXO II – Novo Anexo IX da Portaria 671 (Requisitos do Registrador Eletrônico de Ponto Via Programa – REP-P).
O que é o arquivo AFD:
Arquivo AFD (Arquivo Fonte de Dados), é um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos colaboradores de uma empresa. Esse documento é fundamental para manter a empresa protegida perante a auditoria fiscal.
Dentro do arquivo AFD no ponto eletrônico, é possível encontrar algumas informações essenciais, como: NSR – Número Sequencial de Registro; Dia, mês e ano da marcação do ponto; Hora e minuto do ponto registrado; Número do PIS do colaborador; Tipo de registro de ponto; CNPJ ou CPF do empregador.
Esse documento é de utilização exclusiva do auditor fiscal do trabalho para avaliar as rotinas de jornada de trabalho nas empresas. Vale lembrar que não é possível alterar as informações deste documento, pois ele conta com os dados brutos relacionados à jornada do colaborador. Ou seja, o arquivo AFD no ponto eletrônico veio para garantir a transparência entre a empresa e o Ministério do Trabalho.
O que é arquivo AEJ:
Uma outra novidade da portaria é o Arquivo Eletrônico de Jornada – AEJ, que seria como um substituto do antigo ACJEF da portaria 1510. Ele deve seguir algumas configurações semelhantes ao AFD, como:
É no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1.
Aparece com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.
Assinatura eletrônica de ponto, como funciona na portaria 671:
“Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização;
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.
Ou seja, a portaria apresenta como norma geral que todo controle de ponto deve emitir um comprovante de marcação, independente de ser digital ou impresso.
Como deverão ser armazenadas as assinaturas eletrônicas geradas nos sistemas de tratamento de registro de ponto de acordo com as mudanças na Portaria 671:
De acordo com a legislação trabalhista, os sistemas de registro de ponto devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizado pelo colaborador.
O comprovante de registro de ponto pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico. Mas, caso esse comprovante seja eletrônico, o arquivo deve ter o formato PDF e ser assinado eletronicamente, conforme os Art. 87 e Art. 88.
A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro de ponto. Elas devem seguir as disposições dos Requisitos de Avaliação da Conformidade publicados pelo INMETRO e devem utilizar certificados digitais válidos e emitidos pela autoridade certificadora ICP-Brasil.
Portanto, segundo a nova Portaria 1486, as assinaturas geradas para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador devem ser emitidas no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
Já as assinaturas eletrônicas geradas para o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached).
Atualizações com a portaria 1.486:
A Portaria 671 é um documento bastante extenso que envolve diversas matérias trabalhistas, sendo uma das principais o controle de ponto.
A mais recente alteração desta portaria aconteceu em 03 de junho de 2022, com a publicação da Portaria 1486.
Em relação ao controle de ponto, é importante frisar algumas das alterações, trazidas pelo novo texto. Essas alterações dizem respeito a uma nova organização dos anexos, padrões para assinaturas eletrônicas e novo prazo para adequação. Entenda melhor a seguir.
Novo padrão de assinaturas eletrônicas:
De acordo com o novo texto, o formato das assinaturas eletrônicas devem seguir um determinado padrão para o comprovante de registro de ponto, e para os arquivos AFD e AEJ.
“Art. 88. …………………………………………………………………
§ 1º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo eletrônico devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
§ 2º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto para o Arquivo Fonte de Dados e o Arquivo Eletrônico de Jornada devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached).”
Esses dois parágrafos complementam as regras sobre o comprovante de registro de ponto, uma vez que o artigo 80 da portaria 671 prevê que o documento deve ser assinado conforme instruções dos artigos 87 e 88.
Então, além dos certificados digitais emitidos pelo ICP-Brasil, agora os comprovantes deverão seguir o padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
Qual a relação entre a portaria 671/21 e a LGPD?
A nova portaria deixa claro que os sistemas fabricantes de ponto devem estar totalmente de acordo com a LGPD. Essa informação consta no artigo 101:
“Art. 101. O empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.”
Por lidar com dados sensíveis, essa já era uma preocupação de sistemas de ponto, porém agora se torna uma regra de fato.
O que melhora para as empresas em relação ao ponto?
As novas regras propostas pela portaria 671, promovem mais segurança jurídica para as empresas, uma vez que essas normas trouxeram mais detalhes de como os sistemas devem operar e exigência de certificações específicas.
Algumas das exigências agregadas com a portaria 671, é uma garantia criptográfica da confiabilidade dos pontos, o que garante a total segurança do ponto do colaborador.
Além disso, com as regras consolidadas em apenas 1 portaria, o entendimento se torna mais fácil, a empresa não precisa consultar instrumentos diferentes para entender as regras a respeito de ponto.